امروزه دیگر محصول شرکت‌ها تنها عامل موثر در جذب مشتری نیست. در واقع تصوری که موسسات از کسب‌وکار خود در ذهن مشتریان می‌سازند تاثیر زیادی در جذب مشتریان بالقوه دارد. یکی از این عوامل، دفتر کار شرکت‌ها، تجهیزات موجود در اتاق‌ها و سالن جلسات و به طور کلی ساختمانی است. فاکتورهایی همچون پاکیزگی محیط دفتر، دکوراسیون و چیدمان وسایل و تجهیزات و دستگا‌ه‌هایی که در اتاق‌ها حضور دارند، همگی به نوعی بازتابنده هویت و اعتبار یک شرکت یا موسسه هستند.

با وجود اینکه تجهیزات مدرن بسیاری در دفاتر اداری دیده می‌شود اما هنوز هم برخی از ابزارهای سنتی در این مکان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. از جمله تخته‌های وایت بردی که در زمان نشست‌ها و جلسه‌های کاری برای نوشتن ایده‌ها و طرح‌ها به کار گرفته می‌شود.

تخته جادو

تصور کنید در دفتر خود تخته‌ وایت‌بردی دارید که می‌توانید تمامی مطالب نوشته شده را عینا روی گوشی‌ها و تبلت حاضران در جلسه منتقل ‌کنید، پس از نوشتن مطالب آن را ورق بزنید و صفحه سفید جدیدی داشته باشید و در پایان جلسه هم تمامی ایده‌ها و مطالب را ذخیره کرده تا در جلسه بعدی استفاده کنید.

این لحظات به دنیای آینده دفاتر اداری اختصاص ندارد و چنانچه علاقه‌مند باشید جلسات کاری خود را به محلی برای تعامل مثبت و سازنده تمامی کارمندان خود تبدیل کنید، نمایشگر Flip سامسونگ تمامی ابزارهای لازم را در اختیار شما گذاشته است.

طوفان ایده‌ها

جلسه‌های اداری معمولا میزبان تعداد زیادی از کارمندان است که هر کدام با مشتی از ایده‌ها، پیشنهادات و راهکارهای خاص خود به سالن جلسه می‌آیند. ایده‌هایی که در برخی از مواقع به دلیل نبود تجهیزات لازم و فضای نامناسب جلسات هیچ وقت مطرح نمی‌شود و یا در زمانی کوتاه به بوته فراموشی سپرده می‌شود.

در جایی که تعداد زیادی از افراد با نظرات متنوع دور یک میز می‌نشینند، اگر از روش‌های سنتی برای طرح و ثبت ایده‌ها استفاده شود، هر لحظه این امکان وجود دارد تا به بخشی از افراد کم‌توجهی شود و بعضی از ایده‌ها در هیاهوی صداهای زیاد گم شود.

بهره‌ بردن از ابزارهای مدرنی همچون نمایشگر Flip سامسونگ این مزیت را دارد که تمامی حاضران در فضایی یکسان با یکدیگر تعامل کنند و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند. این نمایشگر قابلیت اتصال به لپ‌تاپ، کامپیوترهای اداری، موبایل، تبلت و حافظه‌های USB را دارد که به کمک آن می‌توان تمامی اسناد و مدارک اداری را در قالب فرمت‌های ورد، پاورپوینت و اکسل نمایش داد.

منشی خوش حافظه

یکی از چالش‌های عمده جلسه‌ها و نشست‌های اداری پیگیری برنامه‌ها و ایده‌های طرح شده است. در بیشتر مواقع این ایده‌ها در جلسه‌های بعدی هم تکرار می‌شود بدون اینکه فعالیت خاصی صورت گرفته باشد. در این مواقع داشتن یک دستیار خوش حافظه که به مدیران جلسه چنین موضوعی را یادآوری کند و با دقتی مثال زدنی تمامی مباحث مطرح شده در جلسه‌ها را به ثبت برساند، ضروری است.